現(xiàn)場審核：做到六要、四不要

審核員在審核中會接觸到各種行業(yè)的不同企業(yè)，因管理模式、理念存在差異，每個企業(yè)也有著各自不同的管理特色。很多人說到現(xiàn)場審核，就會想到準備大堆的文件，就是翻閱文件，查找手冊、記錄......在新版的ISO9001標準中，取消了“質(zhì)量手冊”的要求，而更加關(guān)注風險控制、領(lǐng)導力等問題。

這就對審核員有了更高的要求。那么，怎樣才能快速準確地發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理中的薄弱環(huán)節(jié)，實現(xiàn)增值審核，是每個審核員以及受審企業(yè)需要關(guān)注的課題。    

一、審核員，不是材料復印員
    有同行曾總結(jié)道：審核員，不是材料收集員，更不是復印員！審核是基于審核準則的一種現(xiàn)場評估，現(xiàn)場審核要依據(jù)審核準則，對審核證據(jù)進行評價，不能只收集，不做評價。在實際審核過程中，有的審核員的檢查表的記錄中附有大量復印件，甚至復印件頁數(shù)大大超過手寫記錄的頁數(shù)。為什么會出現(xiàn)這種現(xiàn)象呢？

    原因一：專業(yè)審核員不具備專業(yè)能力
    雖然認證機構(gòu)對審核員均進行了相應的評價，對審核員的學歷和工作經(jīng)歷也提出了要求，但是有的專業(yè)審核員只有專業(yè)代碼，卻沒有專業(yè)能力，其審核水平、專業(yè)水平、文字表達水平等明顯地不能滿足要求。

    原因二：責任心欠缺
    有的審核員對收集到的證據(jù)不加分析就直接復印附上，顯然，這些都是審核員自身的責任心問題。審核員現(xiàn)場取證時，責任心如果再強一點，工作再細心一點，是能夠發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，進而能夠給受審核方提出一些有益的建議及改進意見。

    原因三：機構(gòu)風險規(guī)避
    認證機構(gòu)在對審核員進行評價，以及年度教育時都會對審核員提出要求，現(xiàn)場審核時盡量不大量復印材料，只是為了規(guī)避風險，才不得不復印留存一些必要的材料。但是實際操作中難免會存在一些問題。

    原因四：評定人員素養(yǎng)不足
    有時，機構(gòu)案卷評定人員會走神，開出“烏龍”的審定意見，審核員為了避免不必要的麻煩，就把檢定證書的原件核實后復印附上。
    復印一大堆資料，浪費資源且不說，審核員和受審核方忙于復印資料，是否能有足夠的精力和時間關(guān)注受審核方體系運行的有效性，關(guān)注審核的有效性呢？

    二、現(xiàn)場審核中的“六要”
    在審核實踐中，有人總結(jié)出以下需要注意的環(huán)節(jié)，簡稱現(xiàn)場審核中的“六要”。

    1、要關(guān)注國家標準、行業(yè)標準或其他要求
    審核員不可能對所有被審行業(yè)的專業(yè)都熟悉，即使是專業(yè)審核員在審專業(yè)范圍內(nèi)的企業(yè)時，也可能遇到許多不熟悉的情況，畢竟同行業(yè)內(nèi)不同的產(chǎn)品會產(chǎn)生許多不同的標準和工藝。審核中可關(guān)注以下問題：企業(yè)最終檢驗規(guī)范是否已充分考慮了國家標準、行業(yè)標準的檢測內(nèi)容，有否遺漏出廠批次檢驗必須做到的檢測項目；檢測方法是否與標準規(guī)定一致；是否實施了國家標準、行業(yè)標準規(guī)定的型式實驗項目，并能出具檢測合格的證據(jù)。
    2、要關(guān)注產(chǎn)品、工藝、設備或檢測方法和檢測點的變化
    產(chǎn)品工藝設備或檢測方法和檢測點的變化往往會帶來控制參數(shù)或條件的變化。如事先策劃和驗證不充分，往往會引起質(zhì)量的波動。因此審核員在審核中應關(guān)注是否有上述情況發(fā)生，以及變化后控制措施的策劃情況。由此也可以比較清楚地評估企業(yè)質(zhì)量管理體系策劃能力及控制的有效性。

    3、要關(guān)注特殊、關(guān)鍵過程控制的有效性
   特殊、關(guān)鍵過程控制的水平不僅是對產(chǎn)品質(zhì)量的重要反映，也是對企業(yè)質(zhì)量控制能力的一個重要反映。審核員在審核過程應充分關(guān)注：特殊過程有否被識別，或未按特殊過程控制要求加以管理及控制的有效性。

    4、要關(guān)注不合格品、退貨、返修、投訴反復出現(xiàn)的環(huán)節(jié)和改進情況
    觀察一個質(zhì)量管理體系對不合格品及投訴的改進措施是對體系自我改進、自我完善機制有效性的最好判斷方法之一。審核員在審核中不能只看內(nèi)審開了多少個不符合項以及不符合項是否已糾正，而是要關(guān)注對反復出現(xiàn)不合格和投訴的處理。

    5、要關(guān)注受審核方與國際、行業(yè)先進生產(chǎn)方式、發(fā)展動態(tài)的差距
    專業(yè)審核員對國際先進生產(chǎn)方式以及動態(tài)的介紹，有時會給受審核方帶來新的思路或啟發(fā)。

    6、要關(guān)注企業(yè)效益及質(zhì)量成本、推動企業(yè)以管理出效益
    企業(yè)管理者最關(guān)注的問題一般不外乎“效益”與“風險”，審核員如能多從效益與風險出發(fā)實施審核，就會達到增值審核的效果，受到企業(yè)的歡迎。

    三、現(xiàn)場審核中的“四不要”

    1、不要局限在企業(yè)提供的資料里
    在為實習審核員驗證時發(fā)現(xiàn)，個別審核員在尋找證據(jù)時往往將自己局限在受審核方提供的資料范圍內(nèi)，這樣的審核難以發(fā)現(xiàn)問題。審核員在現(xiàn)場必須多看、多問、多想，不能僅依據(jù)對方提供的資料實施審核。

    2、不要輕易開具不符合報告
    審核員在正式開出不符合報告前，應聽取各個層面的意見。審核員出具書面不符合報告一定要慎重，出具前應與企業(yè)各層充分溝通，全面了解。而如果不符合事實確實存在，且對受審核方意義重大，即使受審部門或企業(yè)有爭議，審核組仍應堅持原則開不符合報告。

    3、不要只看書面文件
    對相關(guān)授權(quán)機構(gòu)出示的報告，審核員應予以尊重和認可，但是現(xiàn)場所見所聞與報告的結(jié)論明顯不一致時，審核員應細心觀察，深入調(diào)查，以減少審核風險。
    4、不要一味追求形式
    一個好的管理體系應該“簡單”、“有效”。特別是生產(chǎn)企業(yè)，他們應注重生產(chǎn)和經(jīng)營，而個別審核員過于追求形式上的“管理方法完美”，或?qū)⑵渌髽I(yè)的模式生搬硬套強加給企業(yè)，對一些簡單的過程也要制定繁雜的方法加以控制，導致企業(yè)浪費管理成本。

    四、如何做好現(xiàn)場審核記錄

    審核記錄是審核員在現(xiàn)場審核中的一項基本工作，審核記錄的好壞，不僅直接關(guān)系到一次質(zhì)量管理體系審核的質(zhì)量，也體現(xiàn)了一名審核員把握現(xiàn)場審核的能力。那么如何做好現(xiàn)場審核記錄，提高審核質(zhì)量呢？
    在每一次的審核中，我們會接觸到大量的信息。許多信息與審核目的、范圍、準則有關(guān)，但也有的信息與審核目的、范圍、準則無關(guān)，后者不是審核證據(jù)，前者如果未經(jīng)證實也不是審核證據(jù)，凡是不屬于審核證據(jù)的信息則是不需要記錄的。因此，審核證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)的記錄應堅持以下原則：

    1、反映抽樣量。
    審核是通過適當?shù)某闃舆M行的，比如抽查了多少文件、記錄，觀察了多少活動、產(chǎn)品實物、工作現(xiàn)場等。適當?shù)某闃?，就是審核所獲得的樣本量對總體應有一定代表性。抽樣量太少，則不具備代表性或可信度不高。為表明抽樣量對審核結(jié)論和認證決定的支持，審核員在現(xiàn)場審核時應首先詢問抽樣對象在審核期內(nèi)的總量，再根據(jù)3%-5%的貫例決定抽樣量，并在審核記錄中詳細記錄，以明確反映審核抽樣的情況。

    2、有可重現(xiàn)、可追溯性。
    證據(jù)的一個重要屬性是“真實”性，審核記錄所反映的審核證據(jù)必須是真實存在的，具有可重現(xiàn)性，如果由他人重新審核，完全可再次查到。因此，審核員在現(xiàn)場審核中與員工、其他人面談時，要記下有關(guān)人員的姓名、所屬部門;審核文件、記錄時，要記下有關(guān)文件名稱、記錄的編號;檢查儀器、設備時，要記下有關(guān)儀器、設備的編碼/編號。

    3、要適度簡明扼要。
    實際審核經(jīng)驗告訴我們，現(xiàn)場審核必須嚴格控制記錄的時間，以便能利用更多的時間來進行審核調(diào)查。