申請認證SA8000的企業(yè)若能在國家勞動法的規(guī)范下建立一個完善且行之有效的社會責任管理體系將往往是認證的基礎(chǔ),也是取得認證是否通過的關(guān)鍵之所在。也就是說,企業(yè)在申請SA8000認證前就開始建立社會責任管理體系。
根據(jù)《SA8000:2001》版本的內(nèi)容,SA8000條文對社會責任管理體系只有原則性的規(guī)定,沒有對各方面都很具體很細的規(guī)定。由于可申請SA8000認證的機構(gòu)涉及各種行業(yè)和領(lǐng)域,每家申請SA8000認證的企業(yè)的特點,管理結(jié)構(gòu)等相關(guān)情況不一樣,各個企業(yè)建立社會責任管理體系所包含的內(nèi)容以及建立體系的方法和過程也就理所當然不盡相同,因此就不會有不同企業(yè)的完全相同的社會責任管理體系存在,因此SA8000的具體條文也無法對建立社會責任管理體系的每個細節(jié)作出硬性的規(guī)定,這也就為認證機構(gòu)對認證的具體要求留下了很大的操作空間,也為申請認證的企業(yè)帶來不確定性的模糊和麻煩。因此,申請認證企業(yè)應依據(jù)自身的實際情況,以SA8000的文本為依據(jù),以國家勞動法規(guī)和國際勞工標準為規(guī)范,參考ISO9000(2000)質(zhì)量管理體系標準的框架,建立起與本企業(yè)文化和經(jīng)營風格特點相符合的管理體系。其他已經(jīng)通過認證的企業(yè)的社會責任管理體系往往只能作參考,千萬不能照抄。
一般而言,建立SA8000的步驟,有領(lǐng)導決策與準備,初始評審體系,策劃與設(shè)計,體系文件的編寫,體系試運行,內(nèi)部審核及管理評審等如下七個步驟,具體見企業(yè)建立SA8000的工作流程圖:
特別指出的是,這七個步驟并沒有明顯的界限與區(qū)分,申請認證的企業(yè)應緊緊圍繞如何更加有效地完成建立社會責任管理體系的實際需要進行相應調(diào)整。認證申請企業(yè)既可以自行組織內(nèi)部專業(yè)人員來進行各項工作,又可以聘請經(jīng)驗豐富又有專業(yè)人士的咨詢機構(gòu)協(xié)助完成,由于建設(shè)SA8000的工作涉及方方面面,是一個系統(tǒng)工程,為了少走彎路并節(jié)省時間,國際上的企業(yè)一般都會委托有名望又跟認證機構(gòu)關(guān)系較緊密的咨詢機構(gòu)包裝完成。
(一) 申請認證企業(yè)的領(lǐng)導決策與SA8000建立準備工作
首先,由于要在企業(yè)建立SA8000就必然會涉及到企業(yè)經(jīng)營和管理的各個層面和各個方面,公司最高管理者公開作出愿意提供足夠的資源來建立,實施和維持社會責任管理體系,確保持續(xù)改進社會責任表現(xiàn)的承諾是最關(guān)鍵的,這樣企業(yè)的相關(guān)部門的領(lǐng)導才能圍繞建立SA8000而相互間進行協(xié)調(diào)。
其次,企業(yè)最高管理者還應任命企業(yè)的高層經(jīng)理擔任管理代表,并授權(quán)其組建SA8000工作組,工作組成員要廣泛來自企業(yè)的各個部門,如采購,生產(chǎn),銷售,安全,人事,行政,會計等部門的管理人員,工作組成員在開展工作前應接受有關(guān)勞動法規(guī),職業(yè)安全衛(wèi)生法規(guī)和標準以及SA8000標準方面的培訓,充分了解標準,法律和法規(guī)的要求,積極地向全體員工進行有關(guān)社會責任的宣傳,全面動員全體員工的積極參與和廣泛支持。協(xié)助工人推選出工人代表,廣泛聽取他們的意見和建議。
再次,管理代表在企業(yè)最高管理者的授權(quán)下,獨立開展工作,編寫建立SA80000的工作計劃和經(jīng)費預算方案并報最高管理者批準實施。工作計劃的內(nèi)容應涵蓋工作的具體內(nèi)容及其明細表,人員分工與責任,工作時間表,各部門的配合計劃和資源調(diào)配等各個方面。經(jīng)費預算方案的主要費用包括:1.用于初始評審,建立SA8000,以及可能需要的咨詢服務和培訓所需要的費用;2.可能需要采取補救行動的費用;3.第三方審核及定期監(jiān)督審核的費用。
(二) SA8000初始評審
SA8000認證的要求并沒有規(guī)定申請認證企業(yè)一定要進行初始評審,但由于初始評審在整個建立管理體系的工作中是基礎(chǔ),是收集資料,發(fā)現(xiàn)問題,改善政策和建立管理體系的關(guān)鍵,決定著其他方面的工作的方向。因此,一般來說,申請認證企業(yè)都樂意選擇這一步驟,至于怎么開展初始評審?是進行深度的還是簡單的工作就需要根據(jù)企業(yè)的實際情況而定了,各個企業(yè)絕不相同。
評審小組可由企業(yè)的內(nèi)部人員,外部專家或雙方共同組成,這將取決于的專業(yè)人員的素質(zhì),初始評審范圍,復雜程度等因素。開始初始評審前,要對小組成員安排適當?shù)呐嘤?集體研究和討論,使大家都了解初始評審的目的,方法和作用,并統(tǒng)一步驟,減少不必要的分歧。同時還要制定初始評審計劃,確定初審目標和工作內(nèi)容,人員分工和責任,工作時間表和培訓計劃,確定內(nèi)部和外部信息來源,準備各種面談提綱和現(xiàn)場檢查表,準備法律法規(guī)清單。
一般而言,初始評審的具體內(nèi)容包括如下9項:
1、 明確適合于企業(yè)的法律法規(guī)和企業(yè)簽署實施的其他規(guī)章;
2、 明確企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的社會責任因素,鑒別出其中的重大社會責任因素;
3、 評估現(xiàn)有企業(yè)的社會責任組織機構(gòu),職責范圍以及現(xiàn)有管理制度的效能;
4、 評估企業(yè)社會責任表現(xiàn)與相關(guān)的內(nèi)部準則,外部標準的符合程度;
5、 評估企業(yè)現(xiàn)有的社會責任制度,程序和措施的適用程度;
6、 評估企業(yè)現(xiàn)有的采購政策和供應商控制程序的適用程度;
7、 調(diào)查和分析過去違反勞動法律法規(guī)的情況及反饋信息;
8、 調(diào)查和分析利益相關(guān)者的期望和要求;
9、 調(diào)查和分析市場壓力和市場機遇。
在進行完現(xiàn)場評審和資料收集后,應當全面地整理,分析和歸納初始評審所獲取的所有信息資料,并撰寫初始評審報告,其主要內(nèi)容應包括:評審目的,范圍和企業(yè)情況;背景資料及其評價,包括公司生產(chǎn)經(jīng)營活動,產(chǎn)品和服務,客戶和利益相關(guān)者的要求,存在的問題,現(xiàn)有管理體系及其效率;背景資料評估,包括重大缺陷和潛在的風險及其適用法律法規(guī)評價;發(fā)現(xiàn)的問題及其潛在的動態(tài);建立和改善社會責任政策和管理體系的建議;重大社會責任因素的優(yōu)先次序及其優(yōu)先采取的行動
(三) 建立SA8000的策劃與設(shè)計
根據(jù)初始評審的結(jié)果,結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有客觀的實際情況,開始進行建立SA8000的策劃和設(shè)計。主要包括四個環(huán)節(jié),即確定社會責任政策,制定社會責任目標和指標,制定社會責任管理方案和根據(jù)需要調(diào)整組織結(jié)構(gòu)。
1、制定社會責任政策
參照SA8000文本的具體要求,社會責任政策應包括:遵守社會責任標準的承諾;遵守法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)章的承諾;不斷改進措施的承諾;向企業(yè)內(nèi)部員工公開;向外部公眾公開;形成書面文件。
起草社會責任政策時應充分考慮企業(yè)的社會責任管理現(xiàn)狀,適用的法律法規(guī),利益相關(guān)者的意見和企業(yè)的發(fā)展目標等。政策中的目標應真實可信,體現(xiàn)企業(yè)的實際需要和能力,擬定政策草案應予以評審。政策還應指明實現(xiàn)承諾的基本途徑,一經(jīng)確定,由企業(yè)最高管理者簽署后,即向全體員工傳達并付諸實施,政策文本應該是可方便被公眾獲取。
2、 制定社會責任管理目標和指標
社會責任目標是企業(yè)依據(jù)其社會責任政策制定的所要實現(xiàn)的總體目的,而指標則來自社會責任目標,是對目標的細化和分解,指標可以是公司整體的,也可以局部的或部門的。制定社會責任目標和指標的依據(jù)是企業(yè)社會責任政策,重大社會責任因素及其優(yōu)先次序,法律法規(guī)及其他要求,人員素質(zhì)等。它應滿足社會責任政策的要求,并充分考慮影響企業(yè)整體運行的其他重要因素。
3、制定社會責任管理方案
社會責任管理方案是實現(xiàn)社會責任管理目標和指標的行動計劃,是社會責任管理體系成功的關(guān)鍵之所在。
管理方案主要包括:規(guī)定實現(xiàn)目標和指標的方法,時間表和財務預算;規(guī)定方案實施各個環(huán)節(jié)的負責部門和人員;按優(yōu)先次序確定實施措施,同時應考慮將管理方案與公司現(xiàn)有的運行管理體系協(xié)調(diào)和統(tǒng)一。
4、 明確社會責任組織結(jié)構(gòu)職責
社會責任組織結(jié)構(gòu)主要包括四個主要要素:穩(wěn)定的組織結(jié)構(gòu)圖,清晰的工作職責描述,明確的匯報途徑和程序,以及具體的行動規(guī)范和任務指標。
在劃分職責時,應充分考慮初始評審確定的社會責任問題及負責部門,考慮目標,指標和管理方案,以避免職能的重復或出現(xiàn)空當。與此同時,還應授予相應的權(quán)力,提供相應資源保障,確保有效地履行職責。
(四) 建立SA8000的文件編寫
建立SA8000的文件編寫工作包括:管理手冊的編寫;程序文件的編寫;作業(yè)文件的編寫三大部分。
由于SA8000文件的多層次性,在編寫體系文件時要把握五個基本要求:系統(tǒng)性;權(quán)威性;見證性;適用性;符合性。
SA8000文件的編寫步驟一般為如下7個:
1、根據(jù)企業(yè)的需要,開展初始評審,識別社會責任因素及重大社會責任因素,制訂重大社會責任因素清單,編寫社會責任初始評審報告;
2、根據(jù)社會責任政策,重大社會責任因素及技術(shù)經(jīng)濟可行性,確定目標,指標和管理方案;
3、 根據(jù)SA8000標準要求編寫程序,包括:(1)法律法規(guī)及其他要求獲取和更新程序;(2)管理評審程序;(3)員工培訓程序;(4)對內(nèi)對外溝通程序;(5)文件記錄管理程序;(6)應急反應與準備程序;(7)運行監(jiān)督程序;(8)不符合事項,補救及糾正行動管理程序;(9)內(nèi)部審核程序;(10)童工救濟行動程序;(11)童工和未成年工教育程序;(12)安全衛(wèi)生管理體系程序;(13)危害識別,風險評價與風險控制程序;(14)供應商,分包商和分供商控制程序。
4、 策劃運行控制程序和作業(yè)指導書;
5、 將上述各程序規(guī)定的部門職能,經(jīng)補充完善后,提煉匯編到管理手冊相應的條款中;
6、 將上述各程序規(guī)定的主要內(nèi)容,提煉匯編到管理手冊對應的項目中;
7、 最后編寫沒有程序支持的管理手冊中的項目。
(五) SA8000的運行測試
SA8000文件編寫完成并經(jīng)批準生效后,便進入運行測試階段,其目的在于在實踐中檢驗體系的充分性,適用性和有效性。其內(nèi)容主要包括:
1、 SA8000的知識培訓。
公司高層經(jīng)理應著重掌握SA8000的原理,原則,功能以及控制的方法,部門經(jīng)理應掌握本部門體系要素的主要工作內(nèi)容,一般員工應著重掌握體系文件中涉及各自崗位的操作標準,規(guī)定和程序,以及標準和法律法規(guī)的基本要求。
2、 完善企業(yè)內(nèi)外溝通機制
SA8000該鼓勵企業(yè)與內(nèi)部員工和外部利益相關(guān)者之間的信息溝通,當員工和其他利益相關(guān)者對社會責任表現(xiàn)提出質(zhì)疑時,要求企業(yè)應及時調(diào)查,處理并作出回復。SA8000對這方面要求很重視,這將有利于確保體系有效而成功的運行,確保標準各要素構(gòu)成一個完整的,動態(tài)的,開放的,持續(xù)改進的管理體系。
3、 社會責任文件記錄管理
SA8000運行過程中有許多信息需要記錄和保存,記錄文件是維護體系運行的信息資源,是最高管理層進行評審達到的重要依據(jù),也是第三方審核機構(gòu)重點關(guān)注的方面。所以SA8000要求保持企業(yè)的記錄,證明企業(yè)符合體系的要求。
4、 SA8000的運行與緊急反應
一個企業(yè)的SA8000一旦進入運行階段,企業(yè)各項工作就要符合體系的要求。SA8000要求企業(yè)應該在SA8000執(zhí)行過程中過出現(xiàn)的任何意外和緊急情況,如火災,洪水或重大傷亡事故,及時制定相關(guān)的緊急反應措施,并定期進行測試和演習,確保隨時可以啟動應變措施,保證緊急措施的有效性。
5、SA8000的運行監(jiān)督
SA8000的運行具有持續(xù)性的重要特征,其持續(xù)性要求要按管理體系中的程序規(guī)定的頻率和方法,對社會責任目標和指標的實施程度,對可能具有重大社會責任影響的過程與活動進行定期監(jiān)督,一旦發(fā)現(xiàn)有不合要求的話,就要立即采取糾正行動。
6、 企業(yè)對供應商,分包商和分供商的監(jiān)控
為了對供應商,分包商和分供商進行有效的控制,確保它們能滿足SA8000的要求。企業(yè)不但要注意評估和挑選較優(yōu)秀的供應商,分包商和分供商,也要要求他們作出書面承諾,若有必要還可以要求他們向公司通報與其他相關(guān)者的業(yè)務關(guān)系,以能向第三方提交有效的評估材料和證據(jù)。
7、 不符合事項,補救措施及糾正行動
SA8000標準要求,如果發(fā)現(xiàn)違反政策和標準的事項,企業(yè)應根據(jù)其性質(zhì)和嚴重性,安排適當?shù)馁Y源,采取適當?shù)难a救措施和糾正行動。同時還要堅持在不斷修正自身缺陷和不足的過程中,及時有效地改進和完善體系。
(六) SA8000的內(nèi)部審核
內(nèi)部審核體系是企業(yè)維持和改進SA8000管理體系的一個重要舉措和有效表現(xiàn),是檢驗該體系是否有效實施所作的系統(tǒng)的,獨立的檢查和評估。
內(nèi)部審核的主要內(nèi)容包括:
1、評估社會責任政策,目標,指標和社會責任表現(xiàn);
2、SA8000的有效性和適用性;
3、法律法規(guī)和SA8000的符合性;
4、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的變化;
5、企業(yè)利益相關(guān)者的要求和意見;
6、對內(nèi)對外信息溝通,供應商,分包商和分供商的控制;
7、意外事故及教訓;
8、SA8000的組織結(jié)構(gòu)和職責等。
在進行內(nèi)部審核時要注意點面結(jié)合,既要有全面的對管理體系進行審核,又要注意突出一些重點。內(nèi)部審核一般采用抽樣的方法,但最為關(guān)鍵的是要注意樣本的代表性,它將決定內(nèi)部審核的科學性和有效性。在審核過程中應作全面的記錄,制作檢查表等,并妥善保存,作為以后跟蹤審核或外部審核的依據(jù)。
9、 SA8000的管理評審
《SA8000:2001》文本要求企業(yè)的最高管理者要根據(jù)該標準的具體要求定期審查,評審社會企業(yè)責任政策的運行。
管理評審的內(nèi)容主要包括以下幾點:
i.社會責任政策的適用性和管理體系的有效性;
ii. 社會責任管理體系目標指標實現(xiàn)的程度;
iii. 社會責任管理體系運行結(jié)果與法律法規(guī),管理體系文件的符合性和適用性;
iv. 企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動變化及影響;
v. 企業(yè)利益相關(guān)者的意見和建議;
vi. 其他需要持續(xù)改進的地方。
管理評審在內(nèi)部審核的基礎(chǔ)上進行,開展管理評審應制定管理評審計劃,程序和方法。管理評審的具體表現(xiàn)是每年至少召開一次管理評審會議。管理評審會議由最高管理者或其委任的代表主持,高層經(jīng)理,各部門負責人參加。評審會議前應完成內(nèi)部審核;完成對內(nèi)對外的溝通;完成對供應商,分包商和分供商評估等工作,收集全面的資料供會議評審;評審會議的決定,意見和建議及時形成書面文件并備案;評審會議后及時根據(jù)會議對企業(yè)社會責任的政策,目標,程序和措施等方面的完善意見進行調(diào)整和修訂。
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