審核員，不是材料復印員

有人曾總結道：審核員，不是材料收集員，更不是復印員！審核是基于審核準則的一種現場評估，現場審核要依據審核準則，對審核證據進行評價，不能只收集，不做評價。在實際審核過程中，有的審核員的檢查表的記錄中附有大量復印件，甚至復印件頁數大大超過手寫記錄的頁數。為什么會出現這種現象呢？

原因一：專業(yè)審核員不具備專業(yè)能力

雖然認證機構對審核員均進行了相應的評價，對審核員的學歷和工作經歷也提出了要求，但是有的專業(yè)審核員只有專業(yè)代碼，卻沒有專業(yè)能力，其審核水平、專業(yè)水平、文字表達水平等明顯地不能滿足要求。

原因二：責任心欠缺

有的審核員對收集到的證據不加分析就直接復印附上，顯然，這些都是審核員自身的責任心問題。審核員現場取證時，責任心如果再強一點，工作再細心一點，是能夠發(fā)現其中存在的問題，進而能夠給受審核方提出一些有益的建議及改進意見。

原因三：機構風險規(guī)避

認證機構在對審核員進行評價，以及年度教育時都會對審核員提出要求，現場審核時盡量不大量復印材料，只是為了規(guī)避風險，才不得不復印留存一些必要的材料。但是實際操作中難免會存在一些問題。

原因四：評定人員素養(yǎng)不足

有時，機構案卷評定人員會走神，開出“烏龍”的審定意見，審核員為了避免不必要的麻煩，就把檢定證書的原件核實后復印附上。

復印一大堆資料，浪費資源且不說，審核員和受審核方忙于復印資料，是否能有足夠的精力和時間關注受審核方體系運行的有效性，關注審核的有效性呢？

現場審核中的“六要”

在審核實踐中，有人總結出以下需要注意的環(huán)節(jié)，簡稱現場審核中的“六要”。

1、要關注國家標準、行業(yè)標準或其他要求

審核員不可能對所有被審行業(yè)的專業(yè)都熟悉，即使是專業(yè)審核員在審專業(yè)范圍內的企業(yè)時，也可能遇到許多不熟悉的情況，畢竟同行業(yè)內不同的產品會產生許多不同的標準和工藝。審核中可關注以下問題：企業(yè)最終檢驗規(guī)范是否已充分考慮了國家標準、行業(yè)標準的檢測內容，有否遺漏出廠批次檢驗必須做到的檢測項目；檢測方法是否與標準規(guī)定一致；是否實施了國家標準、行業(yè)標準規(guī)定的型式實驗項目，并能出具檢測合格的證據。

2、要關注產品、工藝、設備或檢測方法和檢測點的變化

產品工藝設備或檢測方法和檢測點的變化往往會帶來控制參數或條件的變化。如事先策劃和驗證不充分，往往會引起質量的波動。因此審核員在審核中應關注是否有上述情況發(fā)生，以及變化后控制措施的策劃情況。由此也可以比較清楚地評估企業(yè)質量管理體系策劃能力及控制的有效性。

3、要關注特殊、關鍵過程控制的有效性

特殊、關鍵過程控制的水平不僅是對產品質量的重要反映，也是對企業(yè)質量控制能力的一個重要反映。審核員在審核過程應充分關注：特殊過程有否被識別，或未按特殊過程控制要求加以管理及控制的有效性。

4、要關注不合格品、退貨、返修、投訴反復出現的環(huán)節(jié)和改進情況

觀察一個質量管理體系對不合格品及投訴的改進措施是對體系自我改進、自我完善機制有效性的最好判斷方法之一。審核員在審核中不能只看內審開了多少個不符合項以及不符合項是否已糾正，而是要關注對反復出現不合格和投訴的處理。

5、要關注受審核方與國際、行業(yè)先進生產方式、發(fā)展動態(tài)的差距

專業(yè)審核員對國際先進生產方式以及動態(tài)的介紹，有時會給受審核方帶來新的思路或啟發(fā)。

6、要關注企業(yè)效益及質量成本、推動企業(yè)以管理出效益

企業(yè)管理者最關注的問題一般不外乎“效益”與“風險”，審核員如能多從效益與風險出發(fā)實施審核，就會達到增值審核的效果，受到企業(yè)的歡迎。

現場審核中的“四不要”

1、不要局限在企業(yè)提供的資料里

在為實習審核員驗證時發(fā)現，個別審核員在尋找證據時往往將自己局限在受審核方提供的資料范圍內，這樣的審核難以發(fā)現問題。審核員在現場必須多看、多問、多想，不能僅依據對方提供的資料實施審核。

2、不要輕易開具不符合報告

審核員在正式開出不符合報告前，應聽取各個層面的意見。審核員出具書面不符合報告一定要慎重，出具前應與企業(yè)各層充分溝通，全面了解。而如果不符合事實確實存在，且對受審核方意義重大，即使受審部門或企業(yè)有爭議，審核組仍應堅持原則開不符合報告。

3、不要只看書面文件

對相關授權機構出示的報告，審核員應予以尊重和認可，但是現場所見所聞與報告的結論明顯不一致時，審核員應細心觀察，深入調查，以減少審核風險。

4、不要一味追求形式

一個好的管理體系應該“簡單”、“有效”。特別是生產企業(yè)，他們應注重生產和經營，而個別審核員過于追求形式上的“管理方法完美”，或將其他企業(yè)的模式生搬硬套強加給企業(yè)，對一些簡單的過程也要制定繁雜的方法加以控制，導致企業(yè)浪費管理成本。

如何做好現場審核記錄

審核記錄是審核員在現場審核中的一項基本工作，審核記錄的好壞，不僅直接關系到一次質量管理體系審核的質量，也體現了一名審核員把握現場審核的能力。那么如何做好現場審核記錄，提高審核質量呢？

在每一次的審核中，我們會接觸到大量的信息。許多信息與審核目的、范圍、準則有關，但也有的信息與審核目的、范圍、準則無關，后者不是審核證據，前者如果未經證實也不是審核證據，凡是不屬于審核證據的信息則是不需要記錄的。因此，審核證據和審核發(fā)現的記錄應堅持以下原則：

1、反映抽樣量

審核是通過適當的抽樣進行的，比如抽查了多少文件、記錄，觀察了多少活動、產品實物、工作現場等。適當的抽樣，就是審核所獲得的樣本量對總體應有一定代表性。抽樣量太少，則不具備代表性或可信度不高。為表明抽樣量對審核結論和認證決定的支持，審核員在現場審核時應首先詢問抽樣對象在審核期內的總量，再根據3%-5%的貫例決定抽樣量，并在審核記錄中詳細記錄，以明確反映審核抽樣的情況。

2、有可重現、可追溯性

證據的一個重要屬性是“真實”性，審核記錄所反映的審核證據必須是真實存在的，具有可重現性，如果由他人重新審核，完全可再次查到。因此，審核員在現場審核中與員工、其他人面談時，要記下有關人員的姓名、所屬部門;審核文件、記錄時，要記下有關文件名稱、記錄的編號;檢查儀器、設備時，要記下有關儀器、設備的編碼/編號。

3、要適度簡明扼要

實際審核經驗告訴我們，現場審核必須嚴格控制記錄的時間，以便能利用更多的時間來進行審核調查。