在了解需要哪些資料之前，你必須要了解組織申請認(rèn)證的基本步驟。現(xiàn)在，ISO14001 新版國際標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)在去年9月份發(fā)布，但新的國標(biāo)還未發(fā)布。對于眾多初次申請認(rèn)證的組織來說，了解認(rèn)證的步驟及環(huán)節(jié)非常重要。
首先，你得選擇一家機(jī)構(gòu)，并提交申請。申請認(rèn)證的組織首先要綜合考慮各認(rèn)證機(jī)構(gòu)的權(quán)威性、信譽(yù)和費(fèi)用等方面的因素，尤其要核實(shí)機(jī)構(gòu)的認(rèn)證資質(zhì)及范圍，然后選擇合適的認(rèn)證機(jī)構(gòu)，與其取得聯(lián)系，提出環(huán)境管理體系認(rèn)證申請。認(rèn)證機(jī)構(gòu)在接到申請方的正式申請書之后，將對申請方的申請文件進(jìn)行初步的審查，如果符合申請要求，與其簽訂管理體系審核/注冊合同，確定受理其申請。
其次，對申請組織進(jìn)行環(huán)境管理體系審核。在整個(gè)認(rèn)證過程中，這是非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。認(rèn)證機(jī)構(gòu)正式受理申請方的申請之后，迅速組成一個(gè)審核小組，并任命一個(gè)審核組長，審核組中至少有一名具有該審核范圍專業(yè)項(xiàng)目種類的專業(yè)審核人員或技術(shù)專家，協(xié)助審核組進(jìn)行審核工作。
審核工作大致分為3步：
1、文件審核對申請方提交的準(zhǔn)備文件進(jìn)行詳細(xì)的審查，通常說的文審，也是實(shí)施現(xiàn)場審核基礎(chǔ)工作。申請方需要編寫好其環(huán)境管理體系文件，在審核過程中，若發(fā)現(xiàn)申請方的EMS手冊不符合要求，則由其采取有效糾正措施直至符合要求。認(rèn)證機(jī)構(gòu)對這些文件進(jìn)行認(rèn)真審核之后，如果認(rèn)為合格，就準(zhǔn)備進(jìn)入現(xiàn)場審核階段。
2、現(xiàn)場審核在完成對申請方的文件審查和預(yù)審基礎(chǔ)上，審核組長要制定一個(gè)審核計(jì)劃，告知申請方并征求申請方的意見，申請方接到審核計(jì)劃之后，如果對審核計(jì)劃的某些條款或安排有不同意見，立即通知審核組長或認(rèn)證機(jī)構(gòu)，并在現(xiàn)場審核前解決好這些問題。解決好這些問題之后，審核組正式實(shí)施現(xiàn)場審核，主要目的就是通過對申請方進(jìn)行現(xiàn)場實(shí)地考察，驗(yàn)證EMS手冊、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書等一系列文件的實(shí)際執(zhí)行情況，從而來評價(jià)該環(huán)境管理體系運(yùn)行的有效性，判別申請方建立的環(huán)境管理體系和ISO14001標(biāo)準(zhǔn)是否相符合。在實(shí)施現(xiàn)場審核過程中，審核小組每天都要進(jìn)行內(nèi)部討論，由審核組長主持，全體審核員參加，對本次審核的結(jié)構(gòu)進(jìn)行全面的評定，確定現(xiàn)場審核中發(fā)現(xiàn)的哪些不符合情況需寫成不符合項(xiàng)報(bào)告及其嚴(yán)重程度。
3、跟蹤審核申請方。按照審核計(jì)劃與認(rèn)證機(jī)構(gòu)商定時(shí)間糾正發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)，糾正措施完成之后遞交認(rèn)證機(jī)構(gòu)。認(rèn)證機(jī)構(gòu)收到材料后，組織原來的審核小組的成員對糾正措施的效果進(jìn)行跟蹤審核。如果審核結(jié)果表明被審核方報(bào)來的材料詳細(xì)確實(shí)，則可以進(jìn)入注冊階段的工作。
第三，報(bào)批并頒發(fā)證書。根據(jù)注冊材料上報(bào)清單的要求，審核組長對上報(bào)材料進(jìn)行整理并填寫注冊推薦表，該表上交認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)行復(fù)審，如果合格，認(rèn)證機(jī)構(gòu)將編制并發(fā)放證書，將該申請方列入獲證目錄，申請方可以通過各種媒介來宣傳，并可以在產(chǎn)品上加貼注冊標(biāo)識。
最后，監(jiān)督檢查及復(fù)審。換證在證書有效期限內(nèi)，認(rèn)證機(jī)構(gòu)對獲證企業(yè)進(jìn)行監(jiān)督檢查，以保證該環(huán)境管理體系符合ISO14001標(biāo)準(zhǔn)要求，并能夠切實(shí)、有效地運(yùn)行。證書有效期滿后，或者企業(yè)的認(rèn)證范圍、模式、機(jī)構(gòu)名稱等發(fā)生重大變化后，該認(rèn)證機(jī)構(gòu)受理企業(yè)的換證申請，以保證企業(yè)不斷改進(jìn)和完善其環(huán)境管理體系。
了解完審核的基本步驟，再來看看所需要準(zhǔn)備的材料。
一是證明強(qiáng)制性法律法規(guī)要求符合性的文件
1、 環(huán)評及批復(fù)
2、 排污監(jiān)測報(bào)告（要有資質(zhì)的）
3、 “三同時(shí)”驗(yàn)收報(bào)告（必要時(shí)）
4、 排污許可證
5、 消防驗(yàn)收報(bào)告
6、 危險(xiǎn)廢棄物處理合同及轉(zhuǎn)移聯(lián)單（切不可省，主要是5聯(lián)單，平時(shí)的廢棄物處理也要有記錄，包括燈管、碳粉、廢油、廢紙、廢鐵等）
二是證明體系符合性的文件
7、 環(huán)境因素清單、重大環(huán)境因素清單
8、 目標(biāo)指標(biāo)管理方案
9、 目標(biāo)指標(biāo)管理方案監(jiān)控記錄
10、 適用環(huán)境法律法規(guī)及其他要求清單（法律法規(guī)清單要包含企業(yè)所有產(chǎn)品相關(guān)的法律法規(guī)，如果是電子企業(yè)注意歐盟ROHS和中國ROHS，還有就要把所以法律法規(guī)更新到最新版本，如果當(dāng)?shù)赜邢嚓P(guān)規(guī)定，請收集。）
11、 體系監(jiān)控記錄（平時(shí)的5S或者7S檢查記錄）
12、 法律法規(guī)/其他要求符合性評估
13、 環(huán)境培訓(xùn)計(jì)劃（包括關(guān)鍵崗位的培訓(xùn)計(jì)劃）
14、 應(yīng)急設(shè)施檔案/清單
15、 應(yīng)急設(shè)施檢查記錄
16、 應(yīng)急演習(xí)計(jì)劃/報(bào)告
17、 特種設(shè)備及其安全附件強(qiáng)制性檢驗(yàn)報(bào)告（叉車、行車、電梯、空壓機(jī)、儲氣罐及壓力表/安全閥、架空索道、鍋爐及壓力表/安全閥、壓力管道、其他壓力容器等）
18、 特種設(shè)備使用許可證（叉車、電梯、行車、儲氣罐等）
19、 特種作業(yè)人員資格證書或其復(fù)印件
20、 內(nèi)審、管理評審相關(guān)記錄。
21、 測量設(shè)備的校驗(yàn)
22、消防、安全生產(chǎn)、急救、反恐演習(xí)等活動(dòng)方案和記錄（照片）。
